קורונה - ממשיכים את העבודה גם מהבית - מאמר ראשון בסדרה
איך להמשיך את פעילות העסק גם בימים בהם לא ניתן לעבוד מהמשרד - זמינות המידע
בימים טרופים אלו בהם בכל רגע נתון יכולה לצאת הוראה חד משמעית להימנע מיציאה מהבית (ויכול להיות שבזמן הקריאה כבר יצאה הוראה כזו) חשוב מאוד שנדע כיצד להמשיך את פעילות העסק גם בלי להיות פיזית במקום העסק.
לשם כך נצטרך 3 דברים: מידע עסקי זמין, תקשורת עסקית, וניהול מסמכים מול מוסדות ולקוחות. בסדרת המאמרים הקצרים הזו נסקור את השיטות והאמצעים להמשיך את פעילות העסק שלנו גם ללא אפשרות להגיע למשרד.
מידע עסקי זמין
מידע עסקי הוא כמובן האימייל שלנו - שאותו יש לנו בד"כ עלהמחשב במשרד וגם על הטלפון הנייד ו/או הטאבלט שלנו. החלק השני של המידע העסקי הוא כל הקבצים והתמונות השמורים לנו על המחשבים במשרד. כדי שהמידע שלנו יהיה זמין לנו בכל מקום ובל זמן יש לנו כמה אופציות:
יצירת עותק פיזי של המידע לקפוץ למשרד ולהעתיק את כל המידע שלנו לאמצעי אחסון נייד כמו דיסק און קי או כונן אחסון נייד. אופציה זו פחות מומלצת שכן כך לכל עובד תהיה גישה לעותק שונה של המידע - סנכרון המידע יהיה קשה עד בלתי אפשרי גם בשוטף וגם לאחר החשזרה לעבודה סדירה.
יצירת עותק בענן - עבודה מקומית זוהי שיטה מומלצת יותר, יחסית קלה למימוש וחינמית לגמרי - ביצוע סנכרון יחסית פשןוט לכל המידע העסקי שלנו. כל מי שיש לו חשבון גוגל או מיקרוסופט יכול להשתמש בשירותי הגיבוי החינמיים שלהם לגבות את המידע המאחוסן במחשבים במשרד בצורה "חמה" לענןו ולבצע את אותה הפעולה על המחשב בבית - סנכרון מהענן לבית - הסנכרון הוא דו כיווני - כל עדכון של המידע על המחשב בבית יעדכן אותו גם בענן - אפשר לייצר אינסוף העתקים למידע, ברע שהמידע סונכרן - הוא זמין לנו ללא קשר למצב המחשב - כבוי או דולק - כך שגם אם תהיה הפסקת חשמל עדיין נוכל לגשת ולעדכן את המידע שלנו.החסרון בשיטה זו הוא שאם יותר מאדם אחד עובד על אותו קובץ - תיתכן התנגשות ולא יהיה סנכרון מלא של כל המידע. מומלץ לעסקים של עובד משרד אחד.
יצירת עותק בענן - עבודה מקוונת השיטה המומלצת ביותר - כמו השיטה הקודמת בהבדל אחד - לאחר הסנכרון כל העבודה על המידע תתבצע אונליין - עריכת גליונות אקסל, מסמכי וורד וכו'. לכל עובד תהיה גישה למידע העדכני ביותר בכל רגע נתון - וניתן לעבוד ולגשת למידע מכל מכשיר ובכל מקום - מחשב, לפטופ הסנכרון נמצא באחריות גוגל / מיקרוסופט.
במאמר הבא נלמד איך להעביר את כל מערך התקשורת שלנו אל הבית ולכל מקום אחר.
לפרטים נוספים מוזמנים ליצור קשר
רק בריאות לכולנו ושבת שלום