קורונה - ממשיכים את העבודה גם מהבית - מאמר שני בסדרה
איך להמשיך את פעילות העסק גם בימים בהם לא ניתן לעבוד מהמשרד - מערך התקשורת
חלק שני בסדרה שתעזור לנו להמשיך לעבוד ולהפעיל את העסק גם מהבית, והפעם מערך התקשורת - איך להישאר זמינים ללקוחות ולהמשיך לטפל בהם ובמסמכים הרלוונטים גם ללא האפשרות להגיע למשרד ולהיפגש עם הלקוחות
מערך התקשורת
מערך התקשורת שלנו מורכב מכל האמצעים בהם הלקוחות יכולים לשלוח ולקבל מידע מהעסק שלנו וכולל את ההתקשרות הקולית - טלפוניה, וההתקשרות אלקטרונית - אימייל, אתר האינטרנט שלנו, ווטסאפ, פייסבוק ושאר אפליקציות. על החלק של ניהול המסמכים נדון בחלק האחרון בסדרה.
תקשורת קולית - טלפוניה וטלפוניה חכמה (UC)
הטלפון הוא עדיין אחד האמצעים העיקריים ליצירת קשר עם ומהלקוחות שלנו. כאן יש לנו 2 אפשרויות כתלות בציוד הטלפוניה שלנו - לאלו מאיתנו שעברו ל UC - מרכזייה בענן - יש את האפשרות פשוט לקחת את מכשיר הטלפון מהמשרד ולחבר אותו לרשת הביתית שלנו - המכשיר אמור לעבוד מיידית או להצריך מעט הגדרות שנוכל לשנות
בעזרת יועץ המחשוב או ספק השירות שלנו. אפשרות נוספת לבעלי מרכזייה בענן היא להתקין אפליקצייה שתשכפל את השלוחה שלנו לטלפון הנייד או למחשב בבית - היתרון בשתי השיטות האלו הוא שכל השירותים שלנו ימשיכו גם מהבית או מהטלפון או מכל מכשיר אחר אליו שכפלנו את השלוחה - שיחות ועידה, שיחות וידאו, fax 2 mail, mail 2 fax שירותי הקלטת שיחות, העברת שיחות משיכת שיחות וכו'. למעשה אין כל הבדל בין העבודה מהמשרד לעבודה מכל מקום אחר בו נמצאים הטלפון הפיזי או השלוחה המשוכפלת שלנו. בונוס נוסף הוא ששיחות יוצאות יזוהו אצל הלקוחות כאילו יצאו מהמשרד ולא נאלץ לחשוף מספרים אישיים כשנתקשר ללקוחות.
לאלו מאיתנו שעדיין משתמשים במרכזיות פיזיות או כאלו המתיימרות להיות מרכזיות ענן כמו IP CENTRIX יש גם 2 אפשרויות - לבצע עקוב אחרי מכל שלוחה במשרד למספר הטלפון בו נרצה להשתמש. החסרון בשיטה זו היא שלא נוכל להעביר אך אחד מהשירותים האחרים שמספקת המרכזייה לטלפון הנעקב וכמובן - לא נוכל להוציא שיחות שיזוהו כאילו יצאו מהמשרד. האפשרות השניה שזהה כמעט לחלוטין 0 היא לבקש מספק השירות לבצע עקוב אחרי ברמת המרכזייה. גם כאן, נפסיד את כל שירותי המרכזייה, עוד סיבה לשקול מעבר למרכזיית ענן אמיתית.
תקשורת ויזואלית
תמונה אחת שווה אלף מילים ושיחת וידאו שווה אלף אי-מיילים. לפעמים אין תחליף לשיחה עין בעין עם לקוח, ספק או נציג
מוסדי. גם כאן נוכל למצוא מגוון פתרונות חינמיים ונוחים לשימוש. הראשון הוא אפליקציית הווטסאפ. זהו כלי מעולה לשיחות וידאו עם הלקוחות. קל ונוח לשימוש ולאחרונה אף התווספה תכונה המאפשרת לבצע שיחות ועידת וידאו עם כמה משתתפים וכך לנהל משרד וירטואלי בלי לקום מהכסא. התוכנה זמינה לאנדרואיד ולאייפון. לא ניתן לבצע שיחות וידאו מגירסת המחשב של האפליקציה.
תוכנה נוספות שניתן להשתמש בהן לצורך שיחות וידאו היא סקייפ, היתררון של סקייפ הוא באפשרות לשלב משתתפים בשיחה מכל מכשיר ובכל פורמט - למשל ניתן לנהל שיחת ועידה של 5 משתתפים בה חלק מהמשתתפים הצטרפו בשיחת וידאו, חלקם רק בשיחת אודיו וחלקם בחיוג למספר טלפון של חדר הועידה - ללא צורך להתקין את האפליקציה כלל. ניתןלהשתמש בכל תכונות סקייפ מכל טלפון חכם ומכל מחשב עם כמעט כל מערכת הפעלה.
תוכנה שלישית בתשלום - אך מציעה גם מסלול חינמי היא תוכנת זום, התוכנה זהה בתכונותיה לסקייפ. היתרון שלה הוא באפשרות להשתמש בקו טלפון לועידה גם במסלול החינמי
קישורים להורדת התוכנות:
סקייפ - מחשב (יש לבחור את מערכת ההפעלה המתאימה)
תקשורת אלקטרונית - אימייל, ווטסאפ ורשתות חברתיות
תקשורת אלקטרונית יעילה מאוד לתקשורת אחד לאחד (מול כל לקוח בנפרד) ותקשורת של אחד לכולם - הפצת מידע
ועדכונים לכל הלקוחות ולקוחות פוטנציאליים. את נושא האימייל כיסינו במאמר הקודם - עלינו להגדיר את חשבון המייל העסקי שלנו על הטלפון ועל כל מכשיר אחר ממנו נרצה לעבוד - אין הגבלה על מספר המכשירים היכולים לגשת לאותו חשבון מייל.
אתר האינטרנט
האתר שלנו הוא כנראה המקום הראשון אליו יפנו הלקוחות - בעיקר בזמנים אלו בהם היציאה מהבית מוגבלת ומסוכנת.
נוכל להוסיף לאתר מגוון טפסים לשימוש הלקוחות, צ'אטבוט - כלי אוטומטי שיפנה את הלקוחות אל המידע, המוצר או הטופס המתאים בצורה חלקה ואוטומטית. בכל שעה ומכל מקום. כך נוכל להוריד עומס מאיתנו ומהעובדים שלנו ולעזור ללקוח להשלים פעולה - רכישה או עדכון רכישה ללא בזבוז משאבי האנוש שלנו - קחו לדוגמה את אתרי הרכישה של רשתות השיווק - הם חווים עומס שלא ידעו כמותו וגידול מכירות בלתי יאומן.
ווטסאפ
הווטסאפ הוא כלי עבודה מעולה לקבלת ושליחת הודעות פרטיות וגלובליות, כדאי לשקול מעבר לווטסאפ לעסקים - שם נוכל למיין אנשי קשר לפי תגיות מוגדרות, לפרסם מוצרים, פרטי עסק מעודכנים, סטטוסים, להגדיר מענה אוטומטי וכמובן להפיץ הודעות (broadcast) לקבוצות שונות של לקוחות. החיסרון שלו הוא שנוכל להתקין אותו על מכשיר נייד בלבד - למרות שניתן להשתמש בחלק מהפונקציות שלו גם מהמחשב.
לצורך ניהול הודעות וקבוצות ניתן כמובן גם להשתמש במקבילה היותר מאובטחת והיותר קבוצתית של הווטסאפ - הטלגרם.
רשתות חברתיות
רשתות חברתיות הן עוד דרך לתקשר עם הלקוחות - כאן נוכל לקבל ולשלוח הודעות ומידע בכל שעה, מכל מקום ומכל מכשיר. נוכל לשתף מידע ויזואלי, טקסטואלי ואינטרנטי (קישורים למיניהם). לאלו מאיתנו שעדיין לא הקימו דף פייסבוק עסקי או דף אינסטגרם עסקי - עכשיו זה זמן מצוין לעשות זאת, מדובר בהליך זול יחסית ופשוט ובעל עקומת למידה קלה יחסית. היתרון הנוסף של רשתות חברתיות הוא שבניהול נכון וקל נוכל גם לגייס לקוחות חדשים שמחפשים פתרונות ומוצרים באינטרנט - בעיקר בזמנים אלו בהם אנשים מוגבלים בתנועה ומעדיפים לבצע את כל הרכישות שלהם מרחוק ובצורה מקוונת. הרשתות החברתיות הוא מקום חי ונושם בעיקר בזמנים אלו - פלטפורמה מעולה לשירות, שימור וגיוס לקוחות
חשוב לציין שהדרך הטובה ביותר לשירות לקוחות היא אפליקציה ייעודית בשירות ענן, זהו פתרון המאגד את כל ערוצי השירות ומהווה כלי עבודה מהחזקים ויעילים ביותר שיש ובעלות נמוכה יחסית - חסרונו היחיד הוא שזהו פתרון המצריך אפיון והטמעה ארוכים יחסית - פחות מתאים למצב הנוכחי - אך בהחלט שווה בדיקה.
במאמר הבא נלמד איך להמשיך לקבל ולשלוח מסמכים המצריכים חיתום וזיהוי גם בצד הלקוחות וגם בצד המוסדות איתם עובד העסק שלנו.
לפרטים נוספים מוזמנים ליצור קשר
רק בריאות לכולנו ושבת שלום